Les différents types de zones d'un espace de coworking

Bienvenue sur le troisième article de notre série « Coworking, créer et gérer son espace ».

Après avoir vu les l’introduction sur l’avenir du marché du coworking et les différents types d’espace de coworking , nous allons nous attarder sur les zones à l’intérieur de ces différents espaces…

L’on pourrait dire qu’il existe une infinité de typologies de zones à gérer dans un espace de coworking. Il suffit de faire appel à votre créativité, à vos goûts et bien sûr à vos envies. Dans cet ordre-là bien sûr ! Mais avant tout, en prennant en compte les besoins de vos futurs clients.

Pour vous aider, nous avons recensé ici les principales variétés de zones…

La zone d’accueil, le lobby

Plus ou moins grande, en fonction de l’espace, il peut aussi héberger le bar, le service courrier, l’administratif. C’est la zone de passage obligée pour tous les coworkers, mais également pour tous vos visiteurs. Évitez de la cacher et puisqu’elle est visible, apportez-y un soin tout particulier. Rien de pire que la découverte d’un espace en arrivant directement sur le poste d’un coworker. Je vous assure, c’est du vécu. La rentabilisation des mètres carrés n’excuse pas tout ! Imaginez que vous rentriez dans une galerie d’art en arrivant par l’arrière-boutique. Ou encore dans un hôtel ou vous arriveriez directement dans une chambre. Frustrant non ?

Cette zone est très certainement l’une des plus importante de votre espace, celle qui donnera la première impression à vos visiteurs ! Traitez-là tout comme un commerçant soigne sa vitrine.

Zone d’accueil d’un espace de coworking

L’open space commun

Le poumon de votre espace ! La zone la plus productive. Les cerveaux doivent y réaliser, réfléchir, confronter, rédiger, résoudre. C’est ici, que les coworkers, nomades ou fixes passeront le plus de temps. Les postes de travail doivent y être assez grands pour être confortables une journée entière. En plus des bureaux privatifs, c’est aussi là que vous aurez les sièges les plus occupés de l’espace. Inutile de commander des fauteuils de gamers, mais prévoyez tout de même un budget raisonnable. Les chaises de la cuisine de votre grand-mère ne suffiront pas ! 
Programmez des cassures visuelles (rideaux, étagère, couleurs, etc.), de la végétation, des armoires, etc. Si vous pouvez faire appel à un professionnel de l’aménagement et de la décoration, c’est à cet endroit qu’il devra intervenir en priorité. Dans un coworking, chaque espace a ses particularités et certains sont plus complexe à aménager, c'est le cas de l'open space.  

Open space dans un espace de coworking

Les bureaux privatifs

Étrangement, ces zones seront les plus rentables de votre espace, mais aussi les plus simples à aménager. Vous les meublerez de façon confortable, mais relativement neutre afin que les entreprises qui les occupent puissent se les réapproprier. Choisissez avec soin vos bureaux, une largeur minimale de 125 cm est conseillée. Prévoyez des casiers, des lampes de bureau et des armoires en fonction de la place disponible. En fonction de votre concept, vous pourrez installer vos postes de travail à raison de trois mètres carrés par poste pour les versions les plus économiques et dix mètres carrés pour les traitements plus agréables.
Vous aurez tout intérêt à proposer une zone relativement dense puisque vos clients pourront choisir de « dé-densifier ». Une zone de 6 postes de 30 m2 deviendra un bureau de 4 postes, donc 7,5 m2 par poste. Le nombre de postes change, mais cela ne modifiera pas sa rentabilité parce que l’abonné aura toujours la possibilité d’y aménager les 6 postes que vous lui facturerez.
C’est entre autres pour ces cas que vous devrez aussi prévoir des espaces de stockage pour le matériel complémentaire.

Bureaux privatifs pour une équipe de 16 personnes dans un espace de coworking

Le bar/café coworking

Ma zone préférée ! La zone par excellence ! Une fois devant votre plan d’espace, explorer toutes les possibilités pour y intégrer un bar. Ce bar pourra avoir de multiples fonctions : bar, aire de travail ponctuelle, zone d’échange. C’est l’endroit suprême pour créer « l’atmosphère » de votre coworking. Vous pouvez aussi y inclure un bureau complémentaire pour y installer votre espace d’accueil, y recevoir les invités, les colis, gérer votre partie administrative. 
Idéalement, le bar est l’une des premières zone que découvrent les visiteurs externes. Bien souvent, vous pourrez mixer ce bar avec votre lobby d’accueil. Avouez que cela a plus de cachet de voir un joli bar, une belle machine à café, des coworkers qui échangent plutôt qu’un poste de réception classique comme on en voit fréquemment dans les grandes entreprises. Les hôtes et hôtesses concentrés sur leurs ||Facebook|| écrans.
Pour animer/décorer/illustrer cette zone, intégrez-y votre identité graphique : logo, slogan, gimmick, etc.

Le café, la tisanerie, la cuisine

Ces espaces sont des lieux de passage et de convivialité. Des endroits d’échanges informels. Ne lésinez pas sur la décoration. Après l’accueil, le bar et l’open space, ce sont les zones les plus importantes et les plus fréquentées de votre coworking. Ce sont LES zones par définition de "fertilisation croisée". C’est ici que se rencontrent, se découvrent vos coworkers et qu'un concept clé du coworking se crée : la communauté. Retrouvez ce qui fait également la force des espaces de coworking, dans l'article suivant : Coworking vs Home Office : sur quel pied danser pour travailler demain ?

Le restaurant

Pour les lieux à partir de 150 postes, pensez à intégrer une zone de restauration ou au moins un espace de snacking. Vous pouvez en confier la gestion à des professionnels (restaurateurs ou gestionnaires de conciergerie d’entreprise). C’est un emplacement qui nécessite un minimum d’adaptation pour répondre aux contraintes d’hygiène, de rentabilité et de services. C’est un projet dans votre projet. Ne cherchez pas à tout faire, être restaurateur, c’est un métier.

La bibliothèque

Un vrai coin livre ou des étagères posées par-ci, par-là dans l’open space suffiront à agrémenter et décorer votre espace. Mais au-delà de l’aspect esthétique, la bibliothèque, et plus précisément le choix des ouvrages aura un impact sur la cohérence de l’espace entre le concept et votre type de clients. Inutile d’installer des traités de philosophie si vous avez un groupe d’ingénieurs-informaticiens (encore que les méditations métaphysiques de Descartes peuvent faire du bien à tout le monde). Préférez des écrits (récents) sur les nouvelles technos on-line par exemple.
Évitez tout de même de rester sur la même thématique dans l’ensemble et privilégiez un mix entre activités pro et perso. Un livre de voyage, tout le monde aime !
Top du top : engagez un éditeur freelance pour composer votre bibliothèque idéale, cela vous coûtera une à deux journées de prestation, mais vous y gagnerez bien plus ! Contactez-moi si vous cherchez quelqu’un. 😉

Les salles de brainstorming, war room ou zone de créativité

Faites rugir les cerveaux et la créativité de vos coworkers. Ils vous remercieront et leur entreprise aussi. De plus, c’est un espace que vous pourrez louer à l’heure, la demi-journée ou plus pour toutes les sociétés voisines friandes de changement de cadre pour des formations et des sessions d’imagination. Pour cela, cette pièce doit pouvoir accueillir au minimum 8 personnes. N’hésitez pas à casser les codes. Fini les tables et chaises classiques, pensez à multiplier les typologies d’assises, les couleurs. Idéalement, trouvez un concept original pour la décoration de cette salle maîtresse de votre espace : ambiance de classe à l’ancienne, vaisseau spatial, atelier de peintre, cave à vin ou studio de cinéma. Peu importe pourvu que vos visiteurs se souviennent qu’ils ont passé une journée là-bas.
Si votre local est « Instagramable », c’est que vous avez atteint votre objectif.

Zone de créativité d’un espace de coworking

Les salles de réunions classiques de 2, 4, 6, 8 personnes ou plus

Quel que soit le type de coworking que vous envisagez, vous aurez un impératif de salles de réunion. Si votre espace est mini, il vous en faudra tout de même une. Quand on a besoin de travailler à deux ou plus, difficile de le faire en plein open space au risque de subir les regards accusateurs, les réflexions et pour les autres une conversation qui ne les concernent pas. Donc c’est un impératif ! Et ne croyez pas que la cuisine pourra remplacer cet espace. Vous pouvez faire sobre ou pousser la logique jusqu’à créer des thématiques de décoration. C’est mieux, mais c’est plus cher ! Trouvez le bon équilibre pour vous et vos clients.

Salle de réunion de 14 personnes dans un espace de coworking

Les phones box

Ou boîte à téléphone en bon français. Ce sont vos cabines téléphoniques pour confiner les plus bruyants des commerciaux ou le plus timide des collaborateurs qui doit absolument prendre sa mère en ligne.
Une fois n’est pas coutume, n’hésitez pas à la faire la plus petite possible. La taille idéale étant celle d’une cabine téléphonique ; avec de quoi poser un carnet et surtout pas de chaise, au mieux un tabouret haut. Plus grands, plus agréables, vos coworkers s’en empareront comme des isoloirs personnels dans lesquels ils passeront des heures. Ce n’est pas le but. Prévoyez donc un confort pour 5 à 15 minutes maximum, c’est le temps moyen d’un coup de fil en entreprise. Pensez bien sûr à l’insonorisation.

La salle de conférence

Si votre espace est suffisamment grand (à partir de 200 postes), vous pourrez envisager d’y intégrer un espace de conférence de 25 postes ou plus. Cet espace a principalement vocation à être monétisé auprès d’entreprises externes, mais servira aussi d’espace de réunion complémentaire à vos coworkers. Attention toutefois à la rentabilité de ces espaces. Cela vous contraindra à pousser des offres de locations exogènes de manière assez forte. Et en faisant cela, vous devrez y allouer des ressources humaines, pour la gestion et la préparation des salles, pour la promotion en ligne ou la prospection « dure » (phoning, publipostage, etc.)

Salle de conférence dans un espace de coworking

Les zones de détente, le mini salon (jeu, télévision)

C’est une zone que vous pouvez mixer avec l’espace café/tisanerie si vous n’avez pas de bar. Il peut être installé dès l’entrée et visible depuis l’extérieur pour « brouiller » les codes. Un espace de coworking est bien plus qu’un lieu de travail, c’est un cadre de vie où l’on fait plus que travailler. Les collaborateurs vous remercieront s’ils peuvent se retrouver ensemble devant une partie de foot sur PlayStation pour se défouler, se faire plaisir et repartir du bon pied face à leurs écrans. Et rien de mieux pour briser la glace et se découvrir… Ah si le bar.

Le studio de prise de vue, de conférence en ligne

Avec une population de startup digitale par exemple, cette zone est indispensable. Vous pouvez la mutualiser avec une salle de réunion classique. Prévoyez dans ce cas un équipement mobile. L’investissement est minimal (comptez entre 1000 € et 5000 €) en fonction de la techno, du niveau de service et surtout de la possibilité de monétisation interne et externe qui vous permettra de rentabiliser le matériel.
Cet espace peut être un simple local de meeting au début et être un placement secondaire une fois que vous aurez trouvé votre rythme.

Les casiers personnels

À partir du moment où vous proposez des postes nomades dans votre espace, vous devez impérativement aussi y fournir des casiers personnels. Fermeture par code, par cadenas, par badge ou même via smartphone. Peu importe. À vous de voir en fonction de vos possibilités et de votre concept. L’essentiel est que vos coworkers puissent se sentir bien, chez eux, et donc y laisser quelques affaires personelles (dossiers, équipement, etc.).

La terrasse, le jardin, le roof top

Qui a dit que l’on devait systématiquement travailler en open space couvert ?
Poussez la logique jusqu’à créer une zone directement en extérieur ! En fonction de votre géographie, cette zone pourra être utilisée plusieurs mois par an pour y travailler. Toute l’année pour s’aérer au calme.
Petit conseil, attention à la législation du travail, si l’espace est fermé, il sera considéré comme aire d’activité et donc sera non-fumeur. Dans tous les cas si vous souhaitez que l’espace soit exploité en tant que bureau une partie de l’année, il vous faudra le rendre non-fumeur. Rien de plus désagréable pour un non-fumeur que de travailler plusieurs heures à côté d’un fumeur.

Ce genre d'endroits n'est pas donné à tous les espaces de coworking, alors n'hésitez pas à en faire la promotion de manière efficace en atteignant un grand nombre de clients, un article à ce sujet pourra vous aider : Lancer la commercialisation.

Un bureau pour votre équipe

Ici, vous avez le choix, cette zone n’est pas forcément utile si vous optez pour une installation parmi vos coworkers : le meilleur moyen à mon sens de partager avec eux, de rester au contact de leurs besoins. Vous êtes chez vous, vous pourrez toujours réserver une salle de réunion en complément pour vous isoler.
Si vous décidez de résider avec vos clients, prévoyez toutefois un espace de stockage supplémentaire (cave, petit réduit). Deux mètres carrés sont bien souvent suffisants pour y entreposer tout votre matériel : sono, kit d’accueil, papeterie, etc.
Mais si vous en sentez la nécessité, aménagez un bureau privé pour votre équipe, mais n’oubliez pas que ce sera alors un espace qui n’entrera pas dans la colonne chiffre d’affaires de votre business, mais dépense !

Les zones de stockage, la réserve

Pour vous ou vos clients ! Ce sont des zones qui peuvent être en prestations supplémentaires des postes de travail. Certaines entreprises ont des besoins de stockage en matériel ou document. Pensez à cela si vous en avez la possibilité. Ce sont souvent des revenus complémentaires non négligeables pour des espaces à très faible valeur ajoutée.

Les parkings

Quelle que soit votre localisation, c’est bien souvent l’une des premières prestations complémentaires que demandent les coworkers ! À vous d’en prévoir suffisamment pour satisfaire vos besoins internes en fonction de votre typologie de client et de votre emplacement. En centre-ville, la nécessité est peut-être moins importante, mais des solutions de locations extérieures existent. Ou alors, jouez la carte du sans parking ! Mais sécurisez-vous tout de même en créant un partenariat avec le stationnement public du coin !

Les toilettes

Tout comme dans les restaurants, la perception de votre espace de coworking passera aussi par la qualité et bien-sûr la propreté de vos toilettes. Faites-en un moment décalé, inédit. Avec une décoration forte, une « parenthèse » à l’écart de l’ensemble de l’espace. Idée en plus : servez-vous-en comme emplacement de communication pour vos événements.

Le coin fumeurs

Que vous soyez pour ou contre, vous n’aurez pas le choix, vous devez prévoir un espace dédié aux fumeurs. Au risque de les voir préempter une autre zone ou la porte d’entrée de votre espace. Évitez à vos visiteurs d’avoir à traverser un nuage d’émanation dès la porte principale !
Cet espace devra être aménagé : cendriers, bancs, etc. Il faut qu’il soit agréable pour vos clients fumeurs, même s’ils ne sont pas nombreux.

👉 Attention, cette liste est loin d’être exhaustive. Vous pourrez la compléter en y ajoutant des idées décalées pour personnaliser votre espace : un toboggan intérieur, des bulles de sieste, un jardin zen, une salle de bricolage, un espace virtuel, un spa… soyez créatifs !

L’étape de conception du « space planning » est l’une des plus importantes de votre projet. Vous devrez faire des arbitrages pour chaque zone. Les dimensionner à la bonne taille et cela en fonction de votre business plan, de votre concept, de votre clientèle cible, de votre localisation et de la manière dont vous gérerez l’ensemble de votre espace de coworking. 

Pour chacun de ces espaces, pensez également à établir un contrôle d'accès efficace et fiable aussi bien pour vous, gestionnaire que pour vos coworkers. Un article sur les différentes option de contrôle d’accès, vous donnera toutes les clés en main pour choisir celui qui vous correspond le mieux. 

Pour chacun des espaces énoncés, reposez-vous ces questions :

• Est-il fondamental, nécessaire à mon concept ou alors c’est juste un plus ?
• Est-il utile, important ou est-ce juste un sujet de valorisation pour mon image, ma publicité ?
• Sera-t-il rentable ? Que prévoit mon business plan sur le taux d’occupation de ce lieu, comment vais-je l’amortir, comment sera t’il géré ?

Une fois lancées et installées, ces différentes zones devront évoluer pour s’adapter à vos clients, à vos besoins, à votre bénéfice, à « l’air du temps » en décoration. Mais tous ces changements coûteront.

Consacrez-y la durée et l’énergie requise et surtout mettez-vous à la place de vos futurs abonnés. Ne restez pas uniquement à votre position d’exploitant, c’est le meilleur moyen de vous planter et de créer un espace plat qui ressemblerait… à un autre immeuble de bureau !